- Nieuws
- CO2-registratie: impact op de privacy van jouw medewerkers?
CO2-registratie: impact op de privacy van jouw medewerkers?
Leiding geven aan een organisatie met meer dan 100 medewerkers brengt vanaf 1 juli een cruciale taak met zich mee. Vanaf dan wordt het voor organisaties met meer dan 100 medewerkers verplicht om alle zakelijke ritten en woon-werkverkeer van hun medewerkers te registreren. Deze maatregel maakt deel uit van de bredere inspanningen om de CO2-uitstoot te verminderen.
Privacy en CO2-registratie
Het is vanzelfsprekend dat je wilt voldoen aan de nieuwe wetgeving. Tegelijkertijd draag je de verantwoordelijkheid om de privacy van je medewerkers te borgen. Hiervoor is een efficiënt en respectvol systeem nodig dat de persoonsgegevens van je medewerkers beschermt.
Wat moet je onder andere verzamelen?
- Kilometers
Het totaal aantal kilometers dat je medewerkers afleggen voor zakelijk en woon-werkverkeer.
- Vervoermiddel
Het type vervoermiddel dat wordt gebruikt, zoals auto, fiets, of openbaar vervoer.
- Brandstoftype
Bij gebruik van een auto, het soort brandstof dat wordt gebruikt.
Sommige systemen die in het leven zijn geroepen voor deze registratie, vereisen het opgeven van kentekens voor specifieke voertuiginformatie. Hierbij is het van groot belang om een heldere privacy disclaimer te verstrekken aan je medewerkers, zodat zij weten waar zij aan toe zijn.
Wat verzamel je niet?
- Persoonlijke identificeerbare informatie
Geen kentekens of andere persoonlijke gegevens die direct naar de medewerker te herleiden zijn.
- Locatiegegevens
Geen specifieke locatiegegevens of routes van individuele of privé ritten.
Een aanpak die privacy vriendelijk is
- Kies voor anonimiteit
De verzamelde gegevens moeten geanonimiseerd worden voordat ze worden gerapporteerd. Dit betekent dat individuele details, zoals kentekens, niet herleidbaar zijn tot de medewerker.
- Transparantie is cruciaal
Informeer je medewerkers over wat er wordt geregistreerd, waarom dit nodig is, en hoe hun gegevens worden beschermd.
- Privacy disclaimer
In geval van systemen die kentekens vereisen, zorg voor een duidelijke privacy disclaimer die uitlegt hoe deze gegevens worden gebruikt en beschermd.
Hoe bereid je je voor?
Het voorbereiden op deze nieuwe verplichting kan overweldigend lijken, maar met een gestructureerde aanpak kun je dit proces vereenvoudigen.
- Begin tijdig
Wacht niet tot het laatste moment. Begin nu al met het aanpassen van je systemen en processen of overweeg een externe partij die je hierbij kan ondersteunen.
- Gebruik de handreiking van RVO
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland biedt een handreiking die duidelijk maakt welke gegevens verzameld moeten worden.
- Overweeg een proefperiode
Door nu al te starten met een vrijwillige rapportage, kun je de systemen testen en waar nodig aanpassen.
De CO2-registratie is een belangrijke stap naar een duurzamere toekomst. Door nu actie te ondernemen, zorg je ervoor dat je organisatie klaar is voor de nieuwe regelgeving en draag je bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot. Tegelijkertijd is het van belang om de privacy van je medewerkers te waarborgen. Met een doordachte aanpak kun je aan beide verplichtingen voldoen.